اصول و قواعد مکاتبات بازرگانی بین المللی
  1400/07/11 

مکاتبات بازرگانی چیست؟

تجارت چه در بحث واردات و چه صادرات  کالا  نیاز مبرم به ارتباطات خارجی با افراد مختلف از سایر کشورها دارد. هر کشوری زبان، فرهنگ، قوانین و آداب خاص خود را داشته که رعایت کردن آن از سوی بازرگانان الزامی است. از آنجا که افراد دسترسی آسانی به تجار خارجی ندارد، بنابراین بیشتر مکالمات، صحبت‌ها و قراردادهای آن ها به صورت مکتوب یا از را دور خواهد بود.

مکاتبات بازرگانی شامل نامه‌ها، قراردادها، مکالمات، گفتگوها، نشست‌ها و بسیاری از مواد دیگر بوده که یک بازرگان جهت صادرات یا واردات کالا باید انجام دهد. بنابراین از مکالمات ساده شما با یک بازرگان خارجی در شبکه‌های اجتماعی، ایمیل زدن به وی تا عقد قرارداد حقوقی همگی در زمره مکاتبات بازرگانی قرار گرفته که نیازمند رعایت اصول و قواعد خاصی هستند.

در تجارت خارجی، اعتماد متقابل حرف اول و آخر را خواهد زد که مکاتبات بازرگانی اصلی‌ترین راه برای خلق اعتماد در طرف مقابل یا سلب اعتماد وی است. از آنجا که دو طرف از فرهنگ‌ها و ملل مختلف هستند، بنابراین یک سوءتفاهم ساده نیز می‌تواند موجب سلب اعتمادشان شود.

انواع مکاتبات تجاری

مکاتبات بازرگانی یا همان تجاری به انواع مختلفی تقسیم می‌شود. در ادامه  به معرفی آن‌ها می‌پردازیم.

نامه‌های تجاری

اصلی‌ترین و مهمترین مکاتبات بازرگانی، نامه‌های تجاری است. موضوع نامه‌های تجاری بسیار متفاوت است. البته ممکن است چند موضوع مختلف از جمله معرفی شرکت یا محصول، دریافت کاتالوگ محصول، دریافت نمایندگی شرکت خارجی، دریافت یا ارسال قیمت کالا و… بیان شود. از آن‌‌جایی که نامه تجاری یک سند مکتوب محسوب می‌شود، باید در نوشتن آن دقت لازم را به کار برد.

نکات مهمی که باید در هنگام نوشتن نامه‌های تجاری خارجی به آن توجه کرد:

  • تسلط به زبان طرف مقابل و نگارش نامه به آن زبان الزامی است.
  • بر روی نوشتن کلمات و عباراتی که بار حقوقی دارند، دقت کنید.
  • لحن نامه به صورتی باشد که در طرف مقابل برداشت مثبتی به وجود آورد.
  • نامه خارجی حتما باید در سربرگ شرکت تنظیم شود.
  • عنوان، مناسب و جذاب باشد.
  • از اصطلاحات بازرگانی خارجی درست و به موقع استفاده شود.
  • فرهنگ، زبان، دین، هویت فرد و کشور مورد نظر مورد احترام قرار گیرد.
  • از به کار بردن کلمات پیچیده، چند پهلو و مبهم پرهیز شود.
  • نامه به لحن رسمی نوشته شود و از الفاظ نامحترمانه دوری شود.
  • دارای اطلاعات تماس، آدرس، ایمیل و موارد دیگر باشد.
  • محتوای نامه بازرگانی باید مفید و خلاصه باشد؛ و از کلی‌گویی پرهیز شود.
  • شخص حقیقی یا حقوقی مورد خطاب نامه کاملا مشخص باشد.
  • مستندات لازم را حتما به همراه نامه پیوست کنید.
  • در نامه معرفی محصولات، مشخصات دقیق کالا ذکر شود.

 

ایمیل تجاری

در مکاتبات تجاری، سریعترین و بهترین روش برای ایجاد ارتباط با بازرگانان خارجی، ایمیل تجاری است. با استفاده از این روش می‌توان به آسانی به تمامی طرف‌های خارجی دسترسی داشت. ممکن است بر این باور باشید که ایمیل زدن کار راحتی است ولی باید بدانید که ایمیل زدن از نوشتن نامه تجاری کار پیچیده‌تری است.

نکات مهمی که در هنگام ارسال ایمیل تجاری به شرکت‌های خارجی باید رعایت کرد:

  • حتما از ایمیل رسمی شرکت و شخص حقوقی استفاده نمایید.
  • ایمیل باید به صورت خلاصه باشد.
  • در ایمیل ابتدا خودتان را با ذکر سمت و نام خود، معرفی کنید.
  • از ارسال ایمیل‌های تکراری، بی‌هدف و کلی اجتناب کنید.
  • سعی کنید انتهای ایمیل، امضای دیجیتال داشته باشد.
  • توضیحات بیشتر را در فایل‌های پیوست ارسال کنید.
  • در بخش Subject ایمیل، حتما عنوانی جذاب و مرتبط انتخاب کنید.
  • در انتخاب واژگان، اصطلاحات و لغات تجاری دقت نمایید

 

قراردادهای تجاری

بازرگانان در طی کار خود دفعات بسیاری نسبت به عقد قراردادهای تجاری و بازرگانی با شرکت‌های خارجی اقدام می‌کنند. در قراردادهای تجاری موضوعات مختلفی مانند همکاری در ساخت محصول، خرید و فروش کالا و… بیان می‌شود.

با توجه به این که قرارداد تجاری یک سند حقوقی محسوب می‌شود بنابراین باید دقت بسیاری در تدوین و عقد آن داشت. قرارداد مهمترین سندی است که طرفین در صورت هر گونه مشکل، می‌توانند در مراجع قضایی به آن استناد کنند.

 

نقش مکاتبات بین المللی در اعتماد سازی میان بازرگانان

در تجارت خارجی، اعتماد متقابل بسیار با اهمیت است و حرف اول و آخر را خواهد زد و مکاتبات بازرگانی اصلی‌ترین راه برای خلق اعتماد در طرف مقابل یا برعکس موجب سلب اعتماد وی است. از آنجا که دو طرف معامله از فرهنگ‌ها و ملل مختلف آمده اند، بنابراین یک سوءتفاهم ساده نیز می‌تواند موجب سلب اعتمادشان شود. به همین علت مکاتبات بازرگانی بین الملل موضوعی نیست که بتوان به سادگی از آن گذاشت.

 

رعایت اصولی در مکاتبات تجاری بین المللی

  • تسلط به زبان کشور مقصد برای مکاتبات تجاری بین‌المللی
  • شرکت در دوره‌ها و سیمنارهای آموزشی مکاتبات تجاری
  • یادگیری قوانین بین‌المللی تجارت و بازرگانی
  • یادگیری و تاثیرگذاری زبان بدن در مذاکرات
  • کمک گرفتن از شرکت‌ها، اشخاص حقیقی و حقوقی و مشاوران در خصوص مکاتبات تجاری بین‌المللی
  • استفاده از مترجم در صورت عدم تسلط به زبان کشور هدف
  • تسلط کافی به واژگان و اصطلاحات بازرگانی خارجی
  •  آشنایی کامل با قوانین و مقررات کشور مورد نظر
  • همراه داشتن یک وکیل حقوقی یا مشاور بازرگانی
  • شناسایی ویژگی‌های فرهنگی، اجتماعی و مذهبی طرف مقابل

 

 

آموزش اصول نامه نگاری انگلیسی جهت مکاتبات بازرگانی

در تمام زبان های دنیا نامه ها به دو گروه غیررسمی و دوستانه و رسمی و اداری دسته بندی می گردند.
نامه های غیر رسمی به آن دسته از نامه ها اطلاق می شود که خارج از عرف اداری نگاشته می شوند و بیشتر برای مکاتبات دوستانه و خانوادگی بکار می روند، این گروه نامه ها اصول خاصی را مد نظر قرار نمی دهند.
نامه های رسمی به آن دسته از نامه ها اطلاق می شود که الزاما جهت مکاتبات اداری و یا مخاطب قرار دادن طرف تجاری نگاشته می شوند و بر مبنای موضوعات متفاوت کاری از قبیل ( استعلام قیمت، تشکر، شکایت، معرفی شرکت، دعوت به همکاری، سفارش کالا ، معرفی کالا و …) تهیه می گردند.

اجزای تشکیل دهنده یک نامه رسمی

تمام نامه های رسمی دارای سه بخش اصولی و اصلی می باشند.

  • عنوان Heading
  • متن نامه Letter body
  • پایان محترمانه Ending

عنوان

در این بخش غالبا گیرنده مورد خطاب قرار می گیرد که در گوشه سمت چپ بخش بالایی نامه نوشته می شود و پس از درج عنوان از علامت کاما استفاده می شود.

 

متن نامه

این قسمت متن اصلی نامه را دربر می گیرد و باید توجه نماییم که اصولا متن اصلی دارای انشای رسمی بوده و نباید از ضمیر اول شخص مفرد در نوشتن جملات استفاده نمود.

پایان محترمانه

در پایان محترمانه نامه عباراتی مانند با تقدیم احترام، ارادتمند شما و … در گوشه سمت چپ پایین صفحه درج می گردد و زیر آن نام نگارنده نامه یا نام شرکت مربوطه نوشته و امضا می گردد.

 

 توجه داشته باشید که حروف اول عبارات فوق همگی باید بزرگ نوشته شود.
مکاتبات بازرگانی به هر طریقی که صورت گیرد (ایمیل، فکس، نامه و تلکس) در دنیای تحارت جنبه کلیدی دارد. این مکاتبات باید واضح و با رعایت اصول و تفهیم آنچه منظور واقعی شماست باشد. یک اشتباه در استفاده از کلمات می تواند ایده ی غلطی را به گیرنده منتقل کند که در این صورت باید انتظار سوءتفاهم، تاخیر در تحویل، خسارت و در نهایت عدم موفقیت در معامله را داشته باشیم.

 

نمونه نگارشی یک نامه رسمی

  • نشانی فرستنده

در نمونه ذیل تلاش گردیده کلیه نکات منظور گردد، ضمن اینکه باید بدانیم نامه هایی که دارای سربرگ نمی باشند باید حتما نشانی فرستنده در سمت راست بالای صفحه نوشته شود.

  • تاریخ

تاریخ باید زیر نشانی فرستنده با کمی فاصله نوشته شود. نام ماه باید کامل نوشته شود ، مثال November و باید جهت روز ازTh استفاده نمود .

  • نشانی گیرنده

نشانی گیرنده بطور کامل در زیر نشانی فرستنده ولی در سمت دیگر نوشته می شود.

  • نام و نام خانوادگی

چنانچه نام و نام خانوادگی مخاطب را می دانیم بایستی به جای استفاده از عناوین ادبی مانند Dear Sir یا Dear Madam از نام خود شخص استفاده نماییم.

 

روش ارسال یک نامه اداری با سیستم پست الکترونیکی

پست الکترونیکی (ایمیل) سال هاست که به یکی از پرکاربردترین ابزار ارتباطی تبدیل شده و هرکسی می تواند آدرس ایمیل داشته باشد. با ورود به سیستم سرویس دهندگان مانند yahoo، Hotmail،Gmail که همگی یک کار را انجام می دهند می توانید برای خودتان آدرس ایمیل درست کنید.

 

توصیه امنیتی

با توجه به نفوذ هکرها در سیستم ایمیل شما پیشنهاد می شود که نقل و انتقال مالی، متن های قرارداد، یادداشت های محرمانه، ارسال اطلاعات حساب های مالی نزد بانک ها، ارسال کدهای بانکی و … از طریق ایمیل صورت نپذیرد.
پیام های ایمیلی از روشی که در نامه و فکس مورد استفاده قرار می گیرد پیروی می کند، مثلا برای شروع می توانیم از Dear Mr. Parker و برای پایان محترمانه از  Thanks&Regards و امثالهم استفاده کنیم.

 

بندهای مختلف یک پیام ایمیلی عبارتند از

  • آدرس ایمیل ارسال کننده پیام ( From )
  • آدرس ایمیل گیرنده پیام (To)
  • آدرس ایمیل کسی که باید رونوشت پیام را دریافت کند (cc: carbon copy)
  • اگر نخواهیم گیرنده اصلی بداند که چه کسی رونوشت را دریافت می کند (bcc: blind carbon copy)
  • تاریخ و زمان (date)
  • موضوع (subject)
  • فرستنده ایمیل از نام و لقب مخاطب استفاده نموده (Dear Capt.Varaseh)
  • متن پیام ( message body)
  • نوع دیگری از نوشتار در پایان نامه که برای اشخاص استفاده می شود ( warm regards)
  • نام امضا کننده پیام (Mahdi Mobarakabadi)
  • اطلاعات کامل آدرس و تماس ها ( Address information)

 

طراحی نگارش یک نامه بازرگانی

  • قبل از نگارش و ارسال نامه یک متن از موضوعات مختلفی که در نظر دارید تهیه نمایید
  • با چند بار مرور سعی کنید در صورت وجود متن های غیر ضروری آن ها را حذف نمایید
  • جمله یا پاراگراف اول نامه مهم ترین قسمت نامه می باشد که می تواند اثر مطلوبی از شما و شرکت شما در خواننده به وجود آورد، در این پاراگراف حتما باید به خاطر نامه ای که از سوی خریدار برای شما ارسال شده تشکر نمایید ( در صورت دریافت درخواست از سوی خریدار). در صورت لزوم خود و شرکت خود را معرفی نمایید و سپس هدف نامه را مشخص کنید.

پاراگراف های میانی

این پاراگراف قسمت اصلی نامه محسوب می شود و به پرسش هایی که می خواهید بپرسید مربوط می شود. اصطلاحا این پاراگراف به پاراگراف برنامه ریزی مشهور است.

 

پاراگراف آخر

چنانچه در ابتدای نامه تشکر نکرده اید حتما زمان اتمام نامه این کار را انجام دهید. با کلمات مناسب ارتباط خود را با خریدار تقویت نمایید و عنوان کنید که منتظر پاسخ او می باشید. نامه را باید طوری بنویسید که همواره راه بازگشت برای خریدار هموار باشد.

 

نکات قابل تعمق در نگارش نامه های بازرگانی

  • املا

اشتباهات و بی دقتی در نامه می تواند از شما اثر بدی بر روی خواننده بگذارد. املا و علامت گذاری و رعایت اصول دستور زبان باید با دقت از سوی نگارنده نامه بررسی شود.

  • سمت ها، نام ها و نشانی ها

در مکاتبات بازرگانی باید نام طرف معامله خود را به درستی بنویسید. ضمن اینکه اشتباه در نوشتن آدرس و سمت طرف مقابل تاثیر بسیار بدی دارد. چنانچه مخاطب نامه را نمی شناسید و از آقا یا خانم بودن وی اطلاعی ندارید حتما از عبارت Dear Sir/Madam استفاده کنید.

  • عطف به سوابق نامه ها

در زمان پاسخ به یک نامه بازرگانی حتما ذکر عطف به نامه شماره …. اجباری است. چنانچه سریعا معلوم نکنید که این نامه پاسخ به کدام نامه طرف مقابل می باشد به هیچ وجه خوشایند نخواهد بود.

  • قیمت ها و مشخصات کالا

چنانچه در اعلام قیمت و یا در دادن اطلاعات مربوط به کالا دچار اشتباه شویم بطور خودکار اعتماد خود را نزد خریدار سلب کرده ایم.

  • پیوست و ضمائم

چنانچه در نامه به اسنادی اشاره می کنید حتما آن ها را ضمیمه نامه نمایید.

 

 


نظرات کاربران
ارسال نظر